Что относят к эксплуатационной и технической документации СКЗИ
Эксплуатационная и техническая документация СКЗИ описывает состав средства, порядок его установки, настройки и штатного применения. Разработчик поставляет её комплектом вместе с дистрибутивом или аппаратным носителем. В набор обычно входят формуляр (паспорт) изделия, правила пользования, инструкция по вводу в эксплуатацию, описание применения и, при наличии, лицензионные условия.
Такой комплект отличается от эксплуатационной документации на обычную технику: он привязан к требованиям ФСБ России и к классу криптосредства. О различиях бумаг на разные виды изделий мы разбирали в материале про разницу эксплуатационной и технической документации, а базовый состав комплекта показан в статье о разработке комплектов ЭД по ГОСТ.
Зачем криптосредства ставят на поэкземплярный учёт
Поэкземплярный учёт даёт контроль над каждой копией криптосредства и каждым экземпляром документации на всём жизненном цикле: от получения дистрибутива до уничтожения. Государство требует такого учёта, чтобы исключить бесконтрольное копирование, подмену и утечку средств защиты конфиденциальной информации.
Инструкция ФАПСИ № 152 прямо обязывает вести отдельный журнал. Все экземпляры СКЗИ, эксплуатационная и техническая документация к ним и ключевые документы выдаются пользователям под расписку в журнале поэкземплярного учёта, а сами пользователи несут личную ответственность за их сохранность.
Графы журнала поэкземплярного учёта
Форму журнала задают приложения к Инструкции ФАПСИ № 152: приложение 1 для органа криптографической защиты, приложение 2 для обладателя конфиденциальной информации. Полное название документа звучит как журнал поэкземплярного учета СКЗИ эксплуатационной и технической документации к ним, ключевых документов. Иногда его же называют журнал учета криптосредств эксплуатационной и технической документации к ним и ключевых документов. Ниже разобраны основные группы граф.
| Группа граф | Что фиксируют |
|---|---|
| Порядковый номер | Номер записи по журналу |
| Наименование | Название СКЗИ, эксплуатационной и технической документации, ключевого документа |
| Регистрационные номера | Заводские (серийные) номера СКЗИ и документации, номера серий ключевых документов |
| Номера экземпляров | Криптографические номера экземпляров ключевых документов |
| Отметка о получении | От кого получено, дата и номер сопроводительного письма |
| Отметка о выдаче | Ф. И. О. пользователя, дата и расписка в получении |
| Отметка о подключении | Дата установки, аппаратные средства, подписи ответственных лиц |
| Отметка об уничтожении | Дата уничтожения, номер акта или расписка |
Каждая строка ведёт один экземпляр от прихода до списания. Записи вносятся без пропусков и подчисток, исправления заверяются ответственным сотрудником.
Кто ведёт учёт и как хранит журнал
Учёт ведёт орган криптографической защиты либо обладатель конфиденциальной информации, если функции такого органа возложены на него самого. Ответственного за учёт назначают приказом. Журнал заводят прошнурованным и пронумерованным, страницы скрепляют печатью, а сам журнал хранят в условиях, исключающих доступ посторонних.
Выдача и передача криптосредств между пользователями допускается только под расписку в соответствующем журнале. При увольнении или смене ответственного экземпляры сдаются с отметкой в журнале, а не остаются на руках. Разработку и оформление сопутствующего комплекта конструкторской и эксплуатационной документации бюро «Реестр Гарант» ведёт по правилам ЕСКД: подробнее о структуре комплектов написано в обзоре ЭД по ГОСТ 2.601 ЕСКД.
Частые ошибки при учёте СКЗИ
Первая ошибка: организация путает поэкземплярный учёт с обычным складским и вносит криптосредства в общий реестр материальных ценностей. Вторая: журнал ведут в электронной таблице без прошивки и заверения, из-за чего запись легко изменить задним числом. Третья: уничтожение экземпляров проводят без акта, и цепочка учёта обрывается на середине.
Ещё одна распространённая недоработка касается документации разработчика. Формуляр и правила пользования учитывают отдельно от дистрибутива, хотя они входят в один поэкземплярно учитываемый комплект. Аккуратный комплект ЭД от производителя снимает часть таких вопросов ещё до передачи изделия заказчику.
Какими документами регулируется поэкземплярный учёт СКЗИ?
Основа: Положение ПКЗ-2005 из приказа ФСБ России от 09.02.2005 № 66 и Инструкция из приказа ФАПСИ от 13.06.2001 № 152. Инструкция задаёт правила учёта и типовые формы журналов в приложениях 1 и 2.
Что относится к эксплуатационной документации СКЗИ?
Формуляр (паспорт) изделия, правила пользования, инструкция по установке и вводу в эксплуатацию, описание применения, а также лицензионные условия при их наличии. Комплект поставляет разработчик вместе с криптосредством.
Обязательно ли вести бумажный журнал учёта?
Форма журнала по приказу ФАПСИ № 152 предполагает прошитый и пронумерованный бумажный носитель с заверением печатью. Электронный реестр без такой защиты не заменяет журнал, потому что запись в нём можно исправить незаметно.
Кто отвечает за поэкземплярный учёт в организации?
Орган криптографической защиты или обладатель конфиденциальной информации, на которого возложены его функции. Конкретного сотрудника назначают приказом, и он несёт личную ответственность за сохранность экземпляров.
Как оформляют уничтожение экземпляра СКЗИ?
Экземпляр уничтожают с составлением акта либо под расписку, а в журнале ставят дату уничтожения и реквизиты акта. Без этой отметки экземпляр формально считается действующим и числится за ответственным.
Бюро «Реестр Гарант» помогает подготовить комплект конструкторской и эксплуатационной документации на изделие так, чтобы его удобно было ставить на учёт и передавать заказчику. Если нужен формуляр, правила пользования и полный набор бумаг по ЕСКД, посмотрите условия разработки конструкторской документации и напишите нам: подскажем состав комплекта под ваше изделие.