🗄️ Учёт и хранение КД

Дубликат имеет силу подлинника — он оформлен подписями и используется как основной документ на другом заводе-изготовителе. Учтённая копия — рабочий документ для цеха, снятый с подлинника или дубликата, с инвентарным номером, который при изменении подлинника изымается и заменяется новым.

Нет. ГОСТ 2.501-2013 регулирует правила учёта и хранения, но конкретные сроки оставляет на усмотрение отраслей промышленности и самой организации. Сроки задаёт Приказ Росархива №142 от 28.12.2021.

Один: по ГОСТ 2.501-2013 каждому подлиннику присваивают один регистрационный номер независимо от количества листов или файлов.

Не реже одного раза в три года для перечня по эксплуатации электроустановок. Это установлено приказом Минэнерго №811 от 2022 года, пункт 32.

Это документы научно-технической и производственной деятельности: конструкторская и технологическая документация, проектная документация, отчёты о НИОКР. Она фиксирует результат разработки и производства.

Регистрация документов с присвоением номеров и фиксацией их движения в журнале. Учёт позволяет знать, где находятся подлинники и копии и в какой они редакции.

Подлинники держат в техническом архиве предприятия отдельно от рабочих копий. Правила учёта и хранения конструкторских документов задаёт ГОСТ 2.501-2013.

Документ, который фиксирует, какие документы переданы, в каком количестве экземпляров, в какой редакции, с датой и подписями сторон.

Технические паспорта, однолинейные и исполнительные схемы электроснабжения, оперативные и ремонтные журналы, производственные инструкции. Точный состав зависит от электрохозяйства.

Нет. Неучтённая копия предназначена только для ознакомления, расчёта коммерческих предложений или участия в тендерах. При изменении подлинника архив не отслеживает такие копии, поэтому изготовление по ним рискует привести к выпуску деталей по устаревшим размерам.

Тот же Приказ Росархива №142 — в нём есть отдельный раздел про разработку и внедрение технологических процессов, который касается именно технологической документации, а не только конструкторской.

Обозначение (децимальный номер) описывает сам документ и изделие и одинаково у всех держателей, а инвентарный номер нужен для внутреннего учёта и может быть разным на разных предприятиях.

Руководитель потребителя электроэнергии по действующему приказу Минэнерго №811. Прежние правила 2003 года возлагали это на технического руководителя.

Научно-техническая это результаты разработки: чертежи, отчёты, проекты. Нормативно-техническая задаёт нормы и требования: ГОСТы, технические условия. Аббревиатура НТД совпадает, а смысл разный.

Подлинник это оригинал с подписями, дубликат равноценная ему замена, а копия рабочий экземпляр для цеха или пользователя.

Единого срока нет. Его определяет экспертная комиссия по перечню Росархива №142: одни документы хранят несколько лет, другие постоянно.

Сверяют состав с перечнем, проверяют редакции и комплектность, подписывают акт. После подписания ответственность переходит к принимающей стороне.

Руководитель потребителя электроэнергии по действующим Правилам технической эксплуатации электроустановок потребителей (приказ Минэнерго №811).

Проводится восстановление: документ перечерчивается вручную или в CAD-системе, в штампе делается отметка «Восстановлен с подлинника». Старый повреждённый экземпляр не уничтожается, а хранится отдельно с пометкой о замене — на случай, если восстановленную копию потребуется сверить с оригиналом.

Нет. Срок зависит от категории документа внутри перечня №142 и от того, является ли организация источником комплектования государственного архива. Часть документов хранится ограниченное число лет, часть подлежит постоянному хранению.

Служба ведения картотеки учёта обозначений организации-разработчика, и только при предъявлении оригинала документа с необходимыми подписями.

При замене оборудования, изменении нормативной базы или реконструкции объекта. В этих случаях список обновляют, не дожидаясь планового трёхлетнего срока.

Сроки хранения задаёт приказ Росархива №142 от 2021 года, порядок хранения приказ №155 от 2020 года. Конкретный срок для дела определяет экспертная комиссия предприятия по перечню.

По ГОСТ 2.501-2013 «ЕСКД. Правила учёта и хранения». Он задаёт порядок учёта, хранения и обращения с документами.

Защита от влаги, света, повреждений и несанкционированного доступа для бумаги, а для электронных версий резервные копии и контроль читаемости форматов.

Заказчику после разработки, следующему исполнителю при смене подряда, новому владельцу объекта, а также управляющей организации при смене управления домом.

Не реже одного раза в три года, а также при изменениях в электрохозяйстве. Порядок задан действующими правилами.

Срок зависит от специфики изделия и обычно составляет от 5 до 50 лет: ранее выпущенные изделия могут оставаться в эксплуатации и требовать ремонта по старым чертежам даже после снятия продукции с производства. Нужно навести порядок в архиве конструкторской документации? Отправьте описание состояния архива или образцы документов для предварительной оценки: Телефон: +7 920-898-17-18 WhatsApp / Telegram: +7 920-898-17-18 Email: reestrgarant@mail.ru Оцифровываем и восстанавливаем архивы конструкторской документации. Переводим подлинники в современные CAD-форматы. Выстраиваем систему учёта по ГОСТ 2.501-2013. Разрабатываем новые изделия с нуля.

Экспертная комиссия организации, опираясь на перечень №142 и правила из Приказа Росархива №155, фиксирует установленный срок в номенклатуре дел предприятия.

Нет, ГОСТ 2.501-2013 допускает как ручной учёт в инвентарной книге, так и автоматизированный в электронной системе, лишь бы номера не повторялись.