Всё о статусе резидента Сколково: требования, льготы, дорожная карта и наши услуги.
«БФТ‑Холдинг» совместно с технологическим партнёром HRlink реализовал проект по внедрению системы кадрового электронного документооборота (КЭДО) в МГТУ им. Н.Э. Баумана. Переход на цифровой формат стал частью стратегии трансформации процессов управления в крупнейшем российском национальном исследовательском вузе и направлен на снижение затрат и ускорение кадровых процедур.
Масштаб вуза и требования к системе
МГТУ им. Н.Э. Баумана включает головной университет в Москве и три филиала — в Мытищах, Калуге и Дмитрове. Подготовку специалистов обеспечивают более 140 кафедр на 20 факультетах. Более 30 научно‑образовательных центров и лабораторий создают основу для разработок в ключевых отраслях. В образовательной и научной деятельности задействованы около 4 тыс. научно‑педагогических и 1,2 тыс. инженерно‑технических работников, а общая численность сотрудников превышает 10 тыс. человек. Такой масштаб требует надёжной программной платформы и стандартизированных цифровых процессов кадрового управления.
Почему выбрали КЭДО: финансовые и временные издержки бумаги
Университет взял курс на отказ от бумажного кадрового делопроизводства из‑за высоких расходов на оргтехнику и расходные материалы, бумагу, курьерские услуги и архивное хранение. Дополнительную нагрузку создавало офлайн‑взаимодействие с большим числом сотрудников, особенно в пиковые периоды. Перевод в электронный формат стал ответом на эти вызовы и позволил выстроить удобную информационную среду для всех участников кадровых процессов.
Было/стало: как изменились процессы
| Было | Стало |
|---|---|
| Бумажные кадровые документы, курьерские пересылки, архивы | Единая система КЭДО на базе HRlink из портфеля партнёрских продуктов «БФТ‑Холдинга» |
| Высокие затраты на материалы и офлайн‑взаимодействие | Цифровые подписи и маршруты согласования, снижение операционных издержек |
| Длительные сроки в сезонные пики | Подписание в несколько кликов после уведомления в системе |
| Разрозненные процессы по подразделениям | Охват 100% структурных подразделений и единый порядок работы |
Как это работает: единая система и вовлечение сотрудников
Проект развернули на платформе HRlink с участием рабочей группы со стороны университета — специалистов по организационному и кадровому управлению. Все кадровые процессы с документами переведены в единую систему: специалист отдела кадров создаёт документ и отправляет его на подписание, сотрудник получает уведомление и ставит подпись в несколько кликов. Сегодня цифровой процесс кадрового документооборота охватывает 100% структурных подразделений МГТУ им. Н.Э. Баумана. Системой пользуются около 8600 сотрудников (более 86% от общего числа), среди них — 15 специалистов кадровой службы.
Интеграция «одного окна» и дальнейшее развитие
Команда проекта работает над полноценной интеграцией платформы с локальной системой кадрового учёта, чтобы выстроить сквозной процесс учёта и управления кадрами в режиме «одного окна». Параллельно планируется масштабирование числа процессов, переводимых в «цифру», оптимизация маршрутов и адаптация системы под специфику подразделений вуза. Для крупного образовательного центра это позволит более гибко управлять кадровым циклом — от создания документов до их хранения — в едином информационном контуре.
Подход: сначала реинжиниринг, затем автоматизация
«МГТУ им. Н.Э. Баумана – это центр притяжения инноваций. Мы стремимся, чтобы и административные процессы университета соответствовали этому статусу. Но мы отдаём себе отчёт, что цифровая трансформация – это не закупка готового решения, а сложная, многоэтапная работа, которая начинается с переосмысления того, как мы работаем. Мы уже прошли важные этапы: описывали и перепроектировали ключевые кадровые процессы, запустили систему, протестировали интеграцию. Это позволило нам убедиться, что выбранный подход – сначала реинжиниринг, потом автоматизация – работает. Вместе с тем мы понимаем: самая сложная работа ещё впереди. Нам предстоит оптимизировать маршруты под специфику разных подразделений, совершенствовать интеграцию и, что, пожалуй, важнее всего – менять культуру работы с документами внутри большого коллектива. Это вызов, который требует времени, терпения и совместных усилий. Но мы видим в этом проекте стратегическую перспективу и готовы последовательно двигаться к цели».
Отраслевой контекст: запрос вузов на юридическую чистоту и безопасность
Многие российские вузы переводят кадровый документооборот в цифровую форму, уделяя особое внимание юридической корректности и защите персональных данных. В повестке — не только удобство, но и соответствие требованиям законодательства, безопасность процессов и прозрачность работы с материалами и персональными данными.
Практика и обмен опытом: вебинар «БФТ‑Холдинга»
27 мая 2026 года в 11:00 (мск) пройдёт вебинар «БФТ‑Холдинга», где на примере платформы КЭДО будет показано, как цифровизировать путь сотрудников и кандидатов с соблюдением правовых требований. В практической части заявлен опыт МГТУ им. Н.Э. Баумана. Возрастное ограничение: 18+.
Кому будет полезно:
- начальникам отделов кадров и HR‑директорам вузов;
- проректорам по цифровизации и ИТ‑директорам;
- сотрудникам учебно‑методических отделов;
- юрисконсультам и специалистам по трудовому праву.
Темы и возможности платформы HRlink, заявленные к разбору:
- что такое КЭДО и зачем оно вузам;
- как перевести кадровый документооборот в электронный вид без нарушения законодательства;
- чем платформа КЭДО HRlink удобна для вузов;
- как обеспечить защиту персональных данных и соответствие требованиям законодательства;
- «цифровой путь сотрудника»: от поиска кандидата и удалённого оформления в штат до ведения КЭДО;
- демонстрация функций: массовые подписания, оформление отпусков, переводов и совместительств;
- оформление сотрудников онлайн без визита в вуз — возможности модуля Start Link;
- запрос и дистанционное распознавание документов;
- проверка кандидата на благонадёжность;
- автоматическое внесение данных кандидата в учётную систему;
- своевременный и удобный сбор электронных согласий на обработку персональных данных.
Отдельно анонсирован кейс МГТУ им. Н.Э. Баумана: 8500+ сотрудников в КЭДО и снижение нагрузки на кадровиков на 65%. Среди спикеров — представители МГТУ им. Н.Э. Баумана, «БФТ‑Холдинга» и HRlink.
Образовательная подготовка: курс о реинжиниринге и КЭДО в кампусе МГТУ
В МГТУ им. Н.Э. Баумана проходит обучение в рамках II Межвузовского семинара по управлению персоналом. Курс посвящён системному подходу к реинжинирингу процессов управления персоналом и переходу на КЭДО. Он ориентирован на руководителей по управлению персоналом, специалистов по оргразвитию и бизнес‑аналитиков, а также руководителей организаций, заинтересованных в повышении производительности процессов и сокращении издержек.
Ключевые модули программы:
- реинжиниринг бизнес‑процессов;
- организация перехода на кадровый электронный документооборот;
- проектирование бизнес‑процессов и работа в командах.
Формат — очное обучение в кампусе МГТУ им. Н.Э. Баумана. По итогам успешного освоения и аттестации слушатели получают удостоверение о повышении квалификации. Эксперты‑практики курса имеют опыт автоматизации процессов и внедрения КЭДО в организациях с разной спецификой, включая бюджетную сферу и отрасль.
Частые вопросы
Что именно внедрено в МГТУ им. Н.Э. Баумана?
Система кадрового электронного документооборота (КЭДО) на базе платформы HRlink, входящей в портфель партнёрских продуктов «БФТ‑Холдинга».
Каков охват системы и сколько сотрудников уже работает в КЭДО?
Цифровой процесс КЭДО охватывает 100% структурных подразделений. Системой пользуются около 8600 сотрудников (более 86% от общего числа), включая 15 специалистов кадровой службы.
Почему университет отказался от бумажного кадрового делопроизводства?
Из‑за высоких финансовых затрат на бумагу, оргтехнику и расходные материалы, курьерские услуги и архивное хранение, а также значительных временных затрат на офлайн‑взаимодействие с большим числом сотрудников.
Как устроен процесс подписания документов в новой системе?
Специалист отдела кадров создаёт документ и отправляет его на подписание. Сотрудник получает уведомление, переходит в систему и подписывает его в несколько кликов.
Какие планы по развитию проекта?
Полноценная интеграция с локальной системой кадрового учёта для режима «одного окна», масштабирование числа процессов, оптимизация маршрутов и адаптация под специфику подразделений.
Где можно подробнее узнать о практике перехода на КЭДО в вузах?
27 мая 2026 года в 11:00 (мск) пройдёт вебинар «БФТ‑Холдинга» с разбором правовых аспектов и демонстрацией возможностей HRlink, включая кейс МГТУ им. Н.Э. Баумана (8500+ сотрудников в КЭДО, снижение нагрузки на кадровиков на 65%). Вебинар рассчитан на HR‑руководителей вузов, ИТ‑директоров, учебно‑методические службы и юристов. Возрастное ограничение: 18+.
Позиция экспертов Реестр Гарант
Проект МГТУ им. Н.Э. Баумана отражает зрелый подход: сначала реинжиниринг процессов, затем автоматизация на платформе HRlink. Показатели — охват 100% подразделений и около 8600 пользователей — демонстрируют масштаб. Важный следующий шаг — сквозная интеграция «одного окна» с локальным кадровым учётом и наращивание числа цифровых процессов. Опыт вуза будет полезен другим образовательным организациям, планирующим переход на КЭДО с соблюдением правовых требований.
